Кейс: Управленческий учет и оцифровка бизнеса: как продавец на маркетплейсах «Ласточка» сократил ассортимент на 30% и увеличил оборот на 15%

О компании: 5 лет стабильности и ни одного кассового разрыва

• 5 лет успешной работы на маркетплейсах
• Присутствие на 6 ключевых площадках: Wildberries, Ozon, Магнит Маркет, Яндекс Маркет, СберМегаМаркет, Алиэкспресс
• Более 1500 SKU (единица товарного учета — артикул) в ассортименте, охватывающем разные категории
• 0 кассовых разрывов за весь период работы, несмотря на сокращение объема продаж и увеличение расходов

* Компания попросила не разглашать название бренда, поэтому мы будем называть ее “Ласточка”

Проблемы, которые стоили «Ласточке» миллионы: где утекает прибыль

Компания «Ласточка»* столкнулась с серьезными проблемами, которые тормозили её развитие:

• 0% контроля над прибылью: Компания считала, что работает в плюс, т.к. деньги на счетах были. Но анализ показал, что рентабельность чистой прибыли около 0%: прибыль съедали некоторые обязательные расходы.
• 1500 SKU без маржинальности: Склад был забит позициями с наценкой всего 150-160%. Товары занимали место, а прибыль от их продажи едва покрывала расходы на хранение и логистику.
• Отсутствие анализа: Без анализа «Ласточка» закупила товар с маржой 5%, который не продавался, и вместо прибыли получила замороженные деньги и лишние складские расходы.
• Провалы в рекламе: Бюджет на продвижение товаров с 10% маржой добавил еще 9% затрат, но прироста продаж не дал, в итоге получили товары с маржой 1%.

Цель: выйти на 100% контроль над прибылью и избавиться от убыточных товаров

После выявления проблем компания «Ласточка»* поставила перед собой конкретные цели:

• Получить 100% контроль над чистой прибылью с помощью управленческого учета, чтобы видеть каждую трату и прибыль в обороте 150 млн рублей.
• Сократить до 30% товаров, которые не приносят прибыли, и сфокусироваться на высокомаржинальных продуктах.
• Увеличить чистую прибыль на 10-15% за счет точной аналитики и контроля рекламных бюджетов.
• Оцифровать бизнес-процессы и внедрить системы, которые позволят компании принимать решения на основе данных, а не интуиции.
• Не допустить кассовых разрывов даже в несезон.

Что внедрили?

1. Отчет о движении денежных средств (ДДС);

2. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ);

3. Управленческий баланс;

4. Фин. планирование;

5. Платежный календарь;

6. Система для расчета валовой прибыли по каждому маркетплейсу (их 6);

7. ABC-анализ каждого SKU по 4 критериям;

8. Анализ оборачиваемости каждого SKU;

9. Система отслеживание ежедневной статистики менеджеров по продажам;

10. Система контроля склада и расчета сдельной оплаты;

11.  Инструмент РнП как отчет по недельным результатам.

Результаты: Сократили ассортимент на 30%, увеличили оборот на 15%

• Сокращение ассортимента на 30%: Внедрили ABC-анализ и убрали товары с низкой маржинальностью, но причем прибыль от этого уменьшилась на незначительные 1-2%;.
• Рост оборота на 15% за три месяца благодаря фокусировке на прибыльных товарах и оптимизации расходов.
• 100% контроль над финансами: Управленческий учет помог компании увидеть реальные цифры, раскрыв, сколько она на самом деле зарабатывает и куда уходят деньги.
• Избежали кассового разрыва в 5 млн рублей в несезон благодаря фин. планированию и платежному календарю.
• Оптимизация рекламных бюджетов на 12%: теперь деньги вкладываются только в высокомаржинальные товары, что повысило рентабельность рекламы на 12%.

А теперь немного подробнее..

Как архив расходов и «Мой склад» сэкономили 40 часов на сборе данных

• Архив расходов на лету: Команда фиксировала каждую трату в чате – ни одной забытой копейки и никаких часов на разбор полетов.
• «Мой склад» в деле: Система отслеживала остатки и стоимость товаров, вытаскивая нужные данные из прошлого за пару кликов.
• Экономия на уточнении: Вместо долгих месяцев на ручной пересчет расходов, команда сжала процесс до 1 месяца, сэкономив 40 часов.

Благодаря этим инструментам, вместо трудоемкого сбора данных за несколько месяцев, команда сэкономила около 25% затраченного времени на уточнении расходов и уложилась в 1 месяц.

Управленческий учет с нуля: из хаоса в 100% прогнозируемый бизнес

Начнем с базы. Естественно для компании, которой нужно было понимать, что вообще в бизнесе происходит с деньгами, мы начали с трех базовых отчетов: ДДС, ОПиУ и баланс.

• Для ДДС выбрали систему автоматизации

Так мы избавились от лишней рутины, чтобы не мучаться с переводами и не проставлять вручную статьи к каждой операции;

• Собрали первый ДДС и сразу внедрили точки контроля

Определили, как часто будем сверяться в остатках по счетам (сколько получается расчетный остаток и сколько по факту лежит на картах);

• Посчитали валовую прибыль по каждому маркетплейсу и каждому магазину

Работы было много, но уже через 2 недели мы предоставили расчеты, на основании которых было принято уже около 10 решений.

• Свели отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)

Разобрались с регулярными расходами, которые платим за месяц, но чуть позже или раньше. Получили заветную чистую прибыль.

• Свели точки контроля для баланса

Посчитали начальные данные по задолженности поставщикам, кредитам, доступных к выводу с маркетплейса денег.

• Свели баланс

Первый блин — комом. Естественно, мы “ком” заказчику не сдавали как готовый отчет, но первые три месяца при внедрении — самые тяжелые. Почему? Потому что есть человеческий фактор: часть информации заказчик сразу не вспомнил и не смог предоставить, поэтому сроки немного сдвинулись, зато мы получили полную картину бизнеса и твердые цифры.

ABC-анализ: избавились от 30% товаров и сохранили прибыль

Мы внедрили ABC-анализ, чтобы навести порядок в ассортименте и избавиться от убыточных товаров. Процесс включал несколько ключевых этапов:

• Сгруппировали данные по продажам: собрали полную статистику по каждому из 1500 SKU, учитывая выручку, прибыль, количество продаж и маржинальность.
• Проставили каждому товару категории A, B или C по четырем основным критериям: выручка, прибыль, объем продаж и маржинальность.
• Обучили команду работать с этими отчетами, показав, какие товары приносят реальную прибыль, а какие – только создают затраты.

После анализа команда тщательно рассмотрела каждый товар и приняла решения по оптимизации: какие позиции оставить, а от каких — отказаться.

В результате ассортимент сократился на 30%, но компания сосредоточилась на товарах, которые действительно приносят прибыль.

Как «Ласточка»* улетела от кассового разрыва в 5 млн рублей

• Планирование на неделю вперед: Сотрудники заранее планировали все расходы на неделю, а собственники либо подтверждали, либо вносили правки. Ни один рубль не был потрачен просто так.
• Ежедневное планирование в платежном календаре: Все траты и поступления были прописаны до дня. Когда выручка запаздывала, платежи грамотно переносились, чтобы не подвести компанию.

Благодаря этой системе «Ласточка»* улетела от кассового разрыва в 5 млн рублей, сохранив финансовую стабильность даже в сложные периоды.